Środki wsparcia dla sygnalistów

Środki wsparcia dla sygnalistów

Zgłaszanie naruszeń przez pracowników (lub inne osoby dokonujące zawiadomień o zaistniałych nieprawidłowościach, w tym współpracowników czy kontrahentów) może – pomimo oczywistej zasadności – budzić niekiedy wątpliwości co do słuszności podejmowanych działań, a także być źródłem stresu. Wszystko dlatego, że co do zasady sygnalizowanie błędów od zawsze utożsamiane jest z donosicielstwem, które ma zdecydowanie pejoratywny wydźwięk w naszej kulturze. Aby zatem zachęcić pracowników do zgłaszania nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji, której są częścią, przed przedsiębiorcami stanie bardzo istotne wyzwanie: zapewnienie sygnalistom prawidłowej ochrony, tak, aby czuli się bezpieczni i aby sygnalizowanie owych przypadków nieprawidłowości nie wiązało się dla nich z jakimkolwiek dyskomfortem.

Środki wsparcia – co to takiego?

Wśród tego rodzaju instrumentów ochronnych wyróżniamy właśnie środki wsparcia, które określić można jako środki ochrony pośredniej. Nie oddziałują one bezpośrednio na sferę praw i obowiązków sygnalisty, niemniej poprzez oddziaływanie pośrednie również w istotny sposób wpływają na jego sytuację. Dyrektywa przewiduje, że to państwa członkowskie będą decydowały o tym, kto będzie udzielał owych środków wsparcia, natomiast same środki wsparcia to z jednej strony działania mające na celu zwiększenie wiedzy i świadomości obywateli (potencjalnych sygnalistów) – w szczególności poprzez działania informacyjne i poradnictwo prawne, a z drugiej jako pomoc prawną udzielaną już na etapie konkretnych toczących się postępowań karnych lub cywilnych. Zasadniczym założeniem dyrektywy o ochronie sygnalistów jest stworzenie oraz wdrożenie odpowiednio ukształtowanego i sprawnie funkcjonującego systemu zgłaszania nieprawidłowości, co winno być powiązane z prawnymi gwarancjami ochrony osób dokonujących tego rodzaju zgłoszeń, a sama kwestia sygnalizacji nieprawidłowości uznawana jest za jedno z najistotniejszych wyzwań, któremu już niebawem będą musieli stawić czoła przedsiębiorcy.

Środki wsparcia w dyrektywie

Dyrektywa o sygnalistach nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia określonym osobom dokonującym zgłoszenia dostępu do środków wsparcia, do których zaliczamy m. in.:

  • bezpłatny i otwarty dla wszystkich dostęp do kompleksowych i obiektywnych informacji oraz porad na temat dostępnych procedur i środków ochrony prawnej, a także na temat praw przysługujących sygnaliście;
  • skuteczną pomoc ze strony właściwych organów w kontaktach z wszelkimi odpowiednimi organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi
  • pomoc prawną w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych, a także doradztwo prawne lub inna pomoc prawną;
  • wsparcie psychologiczne;
  • wsparcie finansowe.

W praktyce obrotu gospodarczego zasadne może okazać się zagwarantowanie owego wsparcia psychologicznego w szczególności tym pracownikom, którzy stali się ofiarami molestowania seksualnego czy mobbingu, jak również tym, których zgłoszenia dotyczą naruszeń zasad BHP, wskutek których doszło do wypadku przy pracy. Są to bowiem przypadki, które szczególnie uzasadniają udzielenie sygnalistom specjalistycznej pomocy mającej na celu poradzenie sobie z często traumatycznymi emocjami towarzyszącymi tego rodzaju doświadczeniom.

Katalog środków wsparcia, z których korzystać będą mogli sygnaliści jest katalogiem otwartym i może być zatem znacznie szerszy niż ten wynikający z dyrektywy. To praktyka z pewnością pokaże, jakie będą potrzeby w tym zakresie oraz zadania, którym sprostać będą musiały państwa członkowskie, by właściwie chronić i wspierać osoby zgłaszające.

Z perspektywy przedsiębiorców kwestia zapewnienia odpowiedniego wsparcia sygnalistom jest o tyle istotna, że może mieć znaczny i bezpośredni wpływ na aktywność pracowników w zakresie zgłaszania zauważonych naruszeń prawa w ich miejscu pracy – przedsiębiorstwie.

Klauzula rebus sic stantibus w stosunkach biznesowych w dobie covid.

Działalność zdecydowanej większości przedsiębiorstw opiera się na wykonywaniu różnego rodzaju umów. Realizacja zobowiązań umownych w sposób w pełni prawidłowy i zgodny z ustaleniami poczynionym przez strony kontraktu bywa utrudniona, a czasem wręcz niemożliwa, co nierzadko prowadzi do konfliktów na tym tle. W dobie pandemii, kiedy przedsiębiorcy zmuszeni są walczyć o przetrwanie, łańcuchy dostaw są zaburzone, a rozprzestrzeniające się w zakładach pracy ogniska zakażeń paraliżują ich pracę, prawidłowe wykonywanie umów bywa szczególnie utrudnione.

Nie zawsze zatem nawet najbardziej wnikliwa analiza kontraktu pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji niewykonywania zobowiązań, mających swoje źródło w zawartych kontraktach. Kontrahenci nie są bowiem w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji, które mogą mieć miejsce w przyszłości, już po zawarciu przez nich umowy. Do takich właśnie nadzwyczajnych, niemożliwych do przewidzenia zdarzeń należy pandemia COVID-19, która stanowi jeden z przykładów tzw. „siły wyższej”. W polskim systemie prawa brak jest legalnej definicji pojęcia „siła wyższa”, niemniej mając na uwadze linię orzeczniczą w tym zakresie, za siłę wyższą uznaje się zdarzenie o charakterze zewnętrznym, którego przewidzenie wystąpienia było niemożliwe (lub prawie niemożliwe), a przy tym, którego skutkom nie można zapobiec.

 

PANDEMIA A WCZEŚNIEJSZE USTALENIA STRON UMOWY 

 

Co zatem w sytuacji, gdy już po zawarciu umowy przez przedsiębiorców wystąpi owo nadzwyczajne zdarzenie? W art. 357kodeksu cywilnego został przewidziany instrument, który dopuszcza możliwość ingerencji sądu w treść zawartego kontraktu wówczas, gdy z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy. Klauzula ta (łac. rebus sic stantibus) dotyczy sytuacji wystąpienia nadzwyczajnej zmiany stosunków, będącej konsekwencją niezwykłych okoliczności, występujących wyjątkowo i wykraczających poza ryzyko kontraktowe, a przy tym mających charakter obiektywnych i powszechnych oraz obejmujących głównie stosunki gospodarcze. Dla jej zastosowania wymagane jest, aby pomiędzy ową nadzwyczajną zmianą stosunków a utrudnieniami dla strony umowy w wykonaniu zobowiązania istniał związek przyczynowy, co oznacza, że bez zmiany stosunków nie powstałyby komplikacje w spełnieniu świadczenia ani groźba rażącej straty. Wystąpienie nadzwyczajnej zmiany stosunków gospodarczych nie oznacza jednakże, że modyfikacja stosunku umownego następuje w sposób automatyczny. Wymaga ona każdorazowo ingerencji sądu, który może – mając na względzie interesy stron umowy – oznaczyć na nowo sposób wykonania zobowiązania (czas, miejsce, sposób spełnienia świadczenia), zmienić wysokość świadczenia (poprzez jego podwyższenie albo obniżenie), a w ostateczności rozwiązać umowę – zakończyć stosunek zobowiązaniowy stron, uchylając jednocześnie ich obowiązki.

 

ZASTOSOWANIE KLAUZULI REBUS SIC STANTIBUS W PRAKTYCE 

 

Stan pandemii mający ewidentny wpływ na stosunki zobowiązaniowe należy zakwalifikować jako niemożliwą do przewidzenia niezwykłą okoliczność, prowadzącą do nadzwyczajnej zmiany stosunków skutkującą nadmiernymi trudnościami w spełnieniu świadczenia albo zagrożeniem rażącą stratą dla jednej ze stron. Można uznać zatem, że zostały spełnione przesłanki warunkujące ingerencję sądu w dany stosunek zobowiązaniowy. Praktyka orzecznicza sądów w tym zakresie nie została jeszcze wypracowana. Powództwa wytoczone na podstawie art. 3571 k.c. w związku ze stanem pandemii są aktualnie rozpoznawane przez sądy. Wynik tych postępowań nie jest jeszcze znany, niemniej analizując dotychczasową linię orzeczniczą możemy spodziewać się, że klauzula rebus sic stantibus będzie stosowana przez sądy jedynie w szczególnie wyjątkowych sytuacjach, a do uznania, że zostały spełnione przesłanki warunkujące ingerencję sądu w daną umowę nie będzie wystarczające samo istnienie stanu epidemii. Każdy przypadek wymaga bowiem indywidualnego podejścia i oceny, wśród których będzie brane pod uwagę między innymi to, czy dany przedsiębiorca próbował efektywnie uniknąć stanu niemożliwości dalszej realizacji umowy, w tym czy np. skorzystał z pomocy państwa w tym zakresie, w szczególności dofinansowań oferowanych w ramach tarcz antykryzysowych.

Czas pokaże zatem, jak kształtować będzie się praktyka orzecznicza sądów w tym zakresie, niemniej warto mieć na uwadze, że nasz system prawny przewiduje instrument umożliwiający zmianę lub rozwiązanie umowy w sytuacji, gdy jej kontynuowanie stało się – wskutek stanu epidemii COVID-19 – znacznie utrudnione lub grozi rażącą stratą dla jednego z kontrahentów.

 

 

Analiza sytuacji – zanim rozpoczniesz restrukturyzację…

Decyzja o restrukturyzacji przedsiębiorstwa nie należy do łatwych. Przed jej podjęciem konieczna jest analiza stanu przedsiębiorstwa w celu zweryfikowania przesłanek do restrukturyzacji. Jak w praktyce dojść do przekonania, że nadszedł czas na restrukturyzację? Jak zrobić to tak, aby z jednej strony nie podejmować przedwcześnie zbędnych działań, a z drugiej nie przegapić momentu, kiedy jest to jeszcze możliwe bez konieczności podjęcia bardziej drastycznych kroków, nie wykluczając złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości? 

 

Po pierwsze nie należy zwlekać z podjęciem tej decyzji. Skuteczność restrukturyzacji uzależniona jest w dużej mierze od tego, kiedy decyzja zostanie  podjęta. Ważne, by reagować już wtedy, gdy przedsiębiorstwu zagraża kryzys, a nie dopiero wówczas, gdy kryzys ten pochłania je i trawi. Oczywiście, nie jest konieczne wdrażanie procedur restrukturyzacyjnych, gdy firma świetnie prosperuje i nie zagraża jej żadne niebezpieczeństwo mogące skutkować znacznym pogorszeniem jej sytuacji finansowej. Warto być jednak bacznym obserwatorem, by na możliwie najwcześniejszym etapie odpowiednio ocenić wszelkie symptomy mogące świadczyć o nadchodzących problemach i właściwie, adekwatnie do sytuacji, zareagować. Takie działanie pozwoli zachować pozycję biznesową firmy oraz utrzymać na odpowiednim poziomie morale pracowników, co przekłada się bezpośrednio na sens i skuteczność restrukturyzacji. Co więcej, identyfikacja problemu w jego wczesnym stadium pozwala zaoszczędzić zarówno czas, jak i koszty konieczne do poniesienia dla naprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa.   

 

Gdy pojawią się pierwsze sygnały, że firma nie będzie w stanie wypełniać swoich zobowiązań, realizować kontraktów a finalnie straci płynność finansową powinniśmy zacząć działać tak, by maksymalnie zwiększyć szansę przedsiębiorstwa na przetrwanie kryzysu. Jeżeli nasza firma jest na początku problemów finansowych być może działania restrukturyzacyjne uda się ograniczyć do restrukturyzacji pozasądowej. Zgodnie z założeniem ustawodawcy restrukturyzacja sądowa, uregulowana w przepisach ustawy Prawo restrukturyzacyjne, zasadniczo przeznaczona jest dla podmiotów zagrożonych utratą możliwości regulowania zobowiązań lub podmiotów, które niedawno zdolność tę utraciły. 

 

Jeżeli nasze przedsiębiorstwo napotyka na drobne problemy czy przeszkody nie oznacza to, że już w tym momencie powinniśmy podejmować daleko idące kroki. Wystarczą działania, do których nie będzie konieczne angażowanie sądu restrukturyzacyjnego. Wszelkie działania, które możemy podjąć by zrewitalizować nasze przedsiębiorstwo, pozyskać fundusze na dalszą działalność, zyskać czas a przy tym odzyskać zaufanie naszych kontrahentów i uchronić nasze przedsiębiorstwo przed upadkiem. Działania w ramach restrukturyzacji pozasądowej podejmujemy jednak pod warunkiem, że nie jesteśmy niewypłacalni. 

 

Jeżeli jednak wiemy, że sytuacja może mieć trwały charakter powinniśmy rozważyć podjęcie środków zapobiegawczych. W sytuacji, gdy nasze przedsiębiorstwo jest zagrożone niewypłacalnością lub jest już niewypłacalne – to znak by pomyśleć o restrukturyzacji sądowej, a więc o zastosowaniu procedur wskazanych w ustawie prawo restrukturyzacyjne. 

 

Ustalenie, że nadszedł czas na wszczęcie procesu restrukturyzacji wymaga kompleksowej i wnikliwej oceny stanu finansowego przedsiębiorstwa przez osoby nim zarządzające – w szczególności analizy due dilligance, porównania kosztów i spodziewanych przychodów, kontroli stanu wymagalnych aktualnie należności na rzecz poszczególnych wierzycieli. Dopiero właściwe, gruntowne zbadanie aktualnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa pozwoli na zweryfikowanie, czy już czas pomyśleć o restrukturyzacji.  

 

Zapobiegnij ryzykom – compliance w przedsiębiorstwie

Współczesne środowisko biznesowe cechuje nieprzewidywalność i brak stabilności, czego dowód stanowią pojawiąjące się co jakiś czas – niemożliwe do przewidzenia – kryzysy czy też nagłe załamania gospodarcze, jak chociażby ten spowodowany pandemią koronawirusa. 

 

Czy i w jaki sposób przedsiębiorcy mogą chronić się przed negatywnymi skutkami podejmowanych decyzji biznesowych? Tu właśnie z pomocą przychodzi compliance… 

 

Na początku warto wyjaśnić, co należy rozumieć pod tym pojęciem. Compliance to nic innego jak zapewnienie zgodności działalności (w tym przypadku przedsiębiorstwa) z normami, zaleceniami lub stosownymi praktykami w celu obniżenia ryzyka prawnego związanego z podejmowaniem decyzji biznesowych. Ryzyko stanowi immanentny element prowadzenia każdej działalności gospodarczej i może wynikać ze zmian legislacyjnych czy też zmian w zakresie linii orzeczniczej sądów lub organów administracji publicznej (czy też z wydarzeń o charakterze klęski żywiołowej).  Na zmiany te nie mamy wpływu, dzieją się one niejako poza nami. Niemniej dotyczą w różnym stopniu każdego z przedsiębiorców, dlatego koniecznym jest dostosowywanie do nich struktur organizacyjnych oraz procedur funkcjonowania przedsiębiorstw.  

 

Stworzenie systemu ochrony opartego na wprowadzeniu regulacji mających na celu zapobieganie negatywnym konsekwencjom podejmowanych decyzji biznesowych jest kluczowe dla wyeliminowania lub przynajmniej ograniczenia sytuacji, w których zagrożone będzie dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a także możliwości odpowiedniego reagowania w sytuacjach kryzysowych. Modelowo funkcjonujące przedsiębiorstwo to takie, które posiada regulacje wewnętrzne oraz wsparcie prawne gwarantujące ochronę przed wszelkimi niebezpieczeństwami o charakterze zewnętrznym, także tymi niemożliwymi do przewidzenia. W realnym świecie, tak zmiennym i niestabilnym, takmodel jest niezwykle trudna do osiągnięcia. Niemniej warto już dziś zastanowić się nad tym, jakie ryzyka może nieść prowadzona działalność gospodarcza oraz jak  się przed nimi uchronić. Zadanie to wymaga w pierwszej kolejności kompleksowego audytu, m.in. pod względem struktury organizacyjnej, istniejących regulacji wewnętrznych czy procedur przepływu informacji obowiązujących w danej strukturze. Dopiero wnikliwa analiza zasad funkcjonowania danej organizacji pozwala ocenić ryzyka, z jakimi możemy mieć do czynienia i stworzyć odpowiednie narzędzia w celu ich uniknięcia lub zminimalizowania.  

 

Określenie ryzyk dotyczących działalności danego przedsiębiorstwa pozwala dostosować do jego profilu system zabezpieczeń. Procedura ta wymaga oczywiście specjalistycznej wiedzy i doświadczeniaCompliance to holistyczne podejście do kwestii bezpieczeństwa przedsiębiorstwa, w każdym aspekcie jego działalności. Poza tworzeniem odpowiednich aktów prawa wewnętrznego, w szczególności regulaminów czy kodeksów oraz sprawdzaniem, czy tworzone w danej organizacji regulacje są zgodne z przyjętymi standardami, compliance pozwala również na uniknięcie czy minimalizację negatywnych konsekwencji popełnianych błędów poprzez sprawdzanie, czy wszystkie procesy w firmie są zgodne, nie tylko z prawem, ale i z innymi regulacjami – standardami, procedurami, rekomendacjami, praktykami rynkowymi, czy etyką. Tylko tak podejście do kwestii zgodności funkcjonowania przedsiębiorstwa z wszelkimi wymogami pozwala na budowanie bezpieczeństwa. Co więcej, compliance ma na celu również zarządzanie ryzykiem nieprawidłowości, nadużyć i związanymi z nimi skutkami finansowymi i reputacyjnymi 

 

Tworzenie procedur, regulacji, szkolenia, akty wewnętrzne, systemy ochrony… Powstaje pytanie: czy warto? Przecież i bez tego przedsiębiorstwa mogą normalnie i bez przeszkód funkcjonować, więc skoro nie występują sytuacje zagrażające działalności przedsiębiorstwa – czy naprawdę konieczne jest opracowywanie dodatkowych systemów zabezpieczeń? Odpowiedź jest jednoznaczna: TAK. 

 

Zmieniający się nieustannie stan prawny, brak stabilności gospodarki, na którą wpływ mają sytuacje w żadnej mierze od nas niezależne, ciągła niepewność, a z drugiej strony: poważne, często nieodwracalne konsekwencje błędnych decyzji biznesowych, które mogą skutkować nawet odpowiedzialnością karną czy karnoskarbową właścicieli firm lub – w przypadku większych organizacji – managerów to właśnie obraz współczesnego świata biznesu. Oczywiście, im bardziej rozbudowana struktura danej organizacji, tym ryzyko to jest większe. Jedno jest pewne, jeśli nie zadbamy o odpowiednią ochronę dziś, jutro możemy zmierzyć się z sytuacją, która spowoduje konieczność poniesienia znacznych konsekwencji prawnych czy finansowych, nie wykluczając ogłoszenia upadłości przedsiębiorstwa. Prawidłowo wdrożony compliance zmniejsza natomiast ryzyko związane z sankcjami grożącymi podmiotom funkcjonującym niezgodnie z obowiązującymi regulacjami, przy czym warto zaznaczyć, że sankcje te są coraz bardziej dotkliwe. Stąd tak ważne jest, by zapobiegać, tak by można było uniknąć często bolesnego leczenia