Fundacje rodzinne. Firmy na pokolenia
Obowiązek aktualizacji danych w rejestrze fundacji rodzinnych
Fundacje rodzinne podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru fundacji rodzinnych (RFR), a rejestracja w RFR jest kluczowym momentem, ponieważ skutkuje powstaniem fundacji rodzinnej i nabyciem osobowości prawnej przez podmiot, który wcześniej funkcjonował „w organizacji”. Jednak na późniejszych etapach funkcjonowania fundacji rodzinnej RFR również odgrywa istotną rolę, ponieważ zobowiązana jest ona do bieżącego aktualizowania swoich danych w rejestrze.
Charakter rejestru fundacji rodzinnych
Rejestr fundacji rodzinnych stanowi odpowiednik Rejestru Przedsiębiorców KRS, jednak zasady funkcjonowania tych systemów znacznie się od siebie różnią. Przede wszystkim, RFR prowadzony jest wyłącznie przez jeden sąd – Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Jednak odmienny jest też sposób prowadzenia i zakres jawności obydwu rejestrów. Podczas gdy rejestr KRS prowadzony jest w formie elektronicznie i każdy ma bezpłatny dostęp do aktualnych danych podmiotów zarejestrowanych przez KRS, RFR nie posiada takich udogodnień. Chociaż każdy ma prawo otrzymać poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z RFR, to dostęp do tych informacji odbywa się za opłatą (30 zł), na wniosek złożony w formie pisemnej, a na przygotowanie wnioskowanych dokumentów sąd ma 3 dni i są one przesyłane do wnioskodawcy pocztą. Oznacza to, że w okresie pomiędzy wydaniem dokumentów z RFR, a ich otrzymaniem przez wnioskodawcę, mogą zostać wprowadzone kolejne zmiany. Znacznie ogranicza to funkcjonowanie fundacji rodzinnej w obrocie gospodarczym z uwagi na utrudnienia w weryfikacji jej aktualnych danych, w szczególności w zakresie reprezentacji.
Również zakres jawności obydwu rejestrów jest inny. W przypadku KRS zasadą jest, że każdy może udać się do sądu rejestrowego i przejrzeć fizyczne akta spółki. Natomiast w przypadku fundacji rodzinnej grono osób uprawnionych do przeglądania akt rejestrowych jest ograniczone do fundatora, członków organów fundacji rodzinnej, beneficjentów oraz osób, które wykażą w tym swój interes prawny. Informacje te są udostępniane w siedzibie Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim.
Obowiązek aktualizacji danych
Każda fundacja rodzinna w Polsce ma obowiązek zgłaszania wszelkich zmian dotyczących danych objętych wpisem w rejestrze fundacji rodzinnych. Zgłoszeniu podlegają m.in. zmiany członków organów fundacji lub zasad jej reprezentacji, zmiany siedziby lub adresu fundacji rodzinnej, czy zmiany statutu . Zasadniczo fundacja niezwłocznie zgłasza do sądu rejestrowego zmiany, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Terminowe zgłaszanie zmian do rejestru jest istotne z uwagi na domniemanie prawdziwości danych wpisanych do RFR, z którego to wynika m.in. odpowiedzialność fundacji rodzinnej za szkodę wyrządzoną niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do tego rejestru w ustawowym terminie.
Wpis zmiany danych do RFR jest co do zasady płatny, a opłata w tym zakresie wysokości 250 złotych (brak jest opłaty za publikację danych w MSIG). Zgłoszeń dokonuje się na formularzach urzędowych. Podstawowym dokumentem jest formularz RFR-Z, do którego dołącza się formularze przeznaczone do odpowiednich danych, np. w zakresie członków zgromadzenia beneficjentów, numerów NIP i REGON, czy przedmiotu działalności. Co ciekawe, ustawodawca nie przewidział formularzy dla wszystkich danych objętych obowiązkiem aktualizacji – brakuje np. formularza do zgłaszania zmiany w zakresie wysokości funduszu założycielskiego, chociaż dane te również należy zgłaszać do RFR..
Podsumowując, obowiązek aktualizacji danych w rejestrze fundacji rodzinnych jest jednym z kluczowych obowiązków, jakie ciążą na fundacji. Regularna aktualizacja danych pozwala na utrzymanie pełnej zgodności z przepisami prawa, zapewnia transparentność działalności fundacji oraz chroni ją przed potencjalnymi sankcjami i problemami w funkcjonowaniu. W związku z tym fundacja rodzinna powinna monitorować zmiany w swojej działalności i dbać o ich terminowe zgłaszanie do rejestru.
Praktyczne informacje znajdziesz w naszych kursach dotyczących fundacji rodzinnej https://platforma.ikidp.pl/courses/jak-prowadzic-fundacje-rodzinna-podatki-rachunkowosc-dokumenty/
