FirmaBezRyzyka.pl

Compliance

Nie chcesz narazić się na finansowe sankcje? Nie ignoruj obowiązku wdrożenia ochrony sygnalistów!

utworzone przez | 28 lip 2021

Termin wdrożenia procedur chroniących sygnalistów zbliża się dla polskich firm w błyskawicznym tempie. Wdrożone zasady mają umożliwić zgłaszającym bezpieczne informowanie o nieprawidłowościach, jakie zostaną dostrzeżone przez nich wewnątrz firmy. Za zaniechania we wprowadzaniu obowiązkowych regulacji, mogą zostać nałożone na przedsiębiorców kary finansowe, które według projektu ustawy, mogą sięgać nawet 60 mln zł. Część spółek będzie musiała sprostać temu niełatwemu zadaniu już w tym roku!

Wdrożenie procedur w terminie jest najważniejsze.

Już w  grudniu 2021 roku  duzi przedsiębiorcy powinni wdrożyć unijne regulacje dotyczących sygnalistów. Podmioty zobowiązane do spełnienia obowiązku, realizując założenia, muszą działać dwutorowo. W pierwszej kolejności, konieczne jest wprowadzenie systemu, który pozwoli sygnalistom dokonywać wewnętrznych zgłoszeń zauważonych nieprawidłowości. Co ważne – sygnalistom trzeba zapewnić bezpieczeństwo danych i tożsamości. Poufne pozostać muszą także informacje o osobach podejrzanych o naruszania oraz dane innych osób, które wymienione będą w zgłoszeniu sygnalisty. Zapewnienie anonimowości sygnalistów nie będzie mogło być iluzoryczne, bowiem na przedsiębiorcach ciążyć będzie obowiązek przeprowadzenia testu skuteczności kanału raportowania.  

Równie istotne jest przygotowanie i uruchomienie systemu pozwalającego przedsiębiorcy na nawiązanie kontaktu z sygnalistą. Jest to istotne ze względu na termin, w jakim spółka, której zgłoszono problem, ma obowiązek skontaktowania się ze zgłaszającym. W ciągu zaledwie siedmiu dni należy przekazać sygnaliście informację zwrotną o przyjęciu zgłoszenia i zajęciu się sprawą. Dodatkowo, firmy muszą przygotować system w taki sposób, by łatwo było uzyskać od sygnalisty więcej szczegółów odnośnie opisywanego zdarzenia.

Zignorowanie instytucji sygnalisty może okazać się kosztowne.

Obowiązków wynikających z wchodzącej w życie dyrektywy nie należy bagatelizować. Choć procedury na pierwszy rzut oka, wydają się przejrzyste, to wybór odpowiedniego systemu, opracowanie strategii działania, a także przygotowanie zasad postępowania i wdrożenie ich w ramach organizacji – może okazać się bardzo wymagające i czasochłonne. Z tego powodu, warto odpowiednio wcześniej skonsultować się ze specjalistami. Wsparcie profesjonalistów przy wyborze i wdrażaniu procedur, a także pomoc w edukowaniu podwładnych w zakresie zmian w przepisach, może pomóc firmie skutecznie ustrzec się przed karami finansowymi. Należy pamiętać, iż za zbagatelizowanie zgłoszenia, niewszczęcie stosownego postępowania czy zwolnienie sygnalisty, unijne przepisy przewidują sankcje. Procedowany w polskim parlamencie projekt ustawy, przewiduje aktualnie karę do 60 mln złotych, jeśli zarzuty wobec przedsiębiorcy okażą się uzasadnione.

Działając zgodnie z maksymą, iż lepiej jest zapobiegać niż leczyć, w celu prawidłowego wykonania ciążących na firmie obowiązków i uniknięcia ewentualnej odpowiedzialności związanej z działalnością sygnalistów, zalecamy przygotowanie się do procesu wdrożenia ochrony sygnalistów odpowiednio wcześnie.

autor:

Beata Janeczek
Aplikant adwokacki w Departamencie Doradztwa Prawnego