FirmaBezRyzyka.pl

Compliance

Sygnalista – sprawdź, czego o nim nie wiesz?

utworzone przez | 3 sie 2021

W polskim porządku prawnym trudno o ustawową definicję pojęcia „sygnalista”. Prawnicze ujęcie tej instytucji, wskazuje na osobę, która działając w dobrej wierze, przekazuje informacje o dostrzeżonych nieprawidłowościach. Powszechnie jednak,  to określenie odbierane jest negatywnie i kojarzone niesłusznie z donosicielstwem. W natłoku procedur zgubiono podstawowy sens wprowadzanych zmian i ogrom płynących z nich korzyści. Pewnym jest, iż nadawanie sygnalistom pejoratywnego charakteru wynika najczęściej z niewiedzy i braku świadomości zalet tej instytucji. 

Zacznijmy od podstaw

Sygnalistą jest osoba, która z własnej woli, działając na rzecz dobra wspólnego zgłasza lub ujawnia nieprawidłowości, bądź wątpliwości etyczne dotyczące zachowań, działań czy zjawisk zachodzących w miejscu pracy. Swoje spostrzeżenia kieruje on bezpośrednio do podmiotów wyznaczonych w ramach organizacji, np. audytora, kierownika, czy rzecznika etyki lub za pośrednictwem udostępnionych kanałów komunikacji. Zaniechanie przez przedsiębiorcę stworzenia wewnętrznego systemu zgłoszeń może słono kosztować. Jeśli sygnalista nie będzie mógł zgłosić zastrzeżeń przedstawicielowi pracodawcy, będzie szukał zainteresowania u przedstawicieli organów zewnętrznych, tj. np. publicznych organów powołanych do nadzoru, organów kontroli. Może również przekazać informacje opinii publicznej, za pośrednictwem mediów.

Sygnalista musi być bezpieczny

Sygnalista musi mieć zapewnione poczucie bezpieczeństwa, bez obawy o narażenie się na ostracyzm, a obowiązek sprostania temu wymaganiu ciąży na pracodawcy. Zgłoszenia dokonywane przez sygnalistów, mogą zostać podzielone na trzy kategorie. Jeśli sygnalista dokonuje zgłoszenia w sposób jawny, zgadza się na pełne ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie okoliczności zgłoszenia oraz osobom postronnym i nie jest konieczne stosowanie wobec niego szczególnych środków ochrony. Jeżeli zgłoszenie sygnalisty jest poufne, należy zapewnić sygnaliście zachowanie jego danych i tożsamości  w sekrecie. Wiedzę o osobie zgłaszającej mogą mieć jedynie osoby upoważnione do podjęcia z nim kontaktu. Szczególną kategorię stanowią zgłoszenia anonimowe. W ich przypadku nie ujawnia się danych osobowych zgłaszającego, dzięki wykorzystaniu kanałów komunikacji pozwalających na anonimizację tożsamości sygnalisty.

Zaopiekowany sygnalista w przedsiębiorstwie to skarb

Jeśli przedsiębiorca wcześniej zadba o wdrożenie w firmie niezbędnych instrumentów, zapewni zabezpieczone systemy zgłoszeń i odpowiednio wyedukuje swoich pracowników – szybko dostrzeże ogrom korzyści płynących z unijnych przepisów. Prawidłowe funkcjonowanie w firmie instytucji sygnalisty, to element budowania kultury korporacyjnej, w której fakt sygnalizowania naruszeń będzie spotykał się z pozytywnym i przychylnym odbiorem. Dzięki sprawnie działającym sygnalistom, pracodawca może zaoszczędzić sobie strat wizerunkowych, które poniósłby, gdyby pracownik nie zwrócił uwagi na uchybienie. Co więcej, dobrze zorganizowany system zgłaszania naruszeń, z pewnością wzmocni zaufanie pracowników, podbuduje ich lojalność i uczciwość, a z drugiej strony pomoże wyeliminować postawy powodujące szkody dla pracodawcy.

autor:

Beata Janeczek
Aplikant adwokacki w Departamencie Doradztwa Prawnego