Podatki

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Po długim czasie, Ministerstwo Finansów przedstawiło nowy, szczegółowy harmonogram wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania. Poniżej lista kluczowych informacji dotyczących KSeF oraz kalendarium najbliższych działań, które warto znać.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego podstawowym zadaniem jest centralne odbieranie, wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona i przesłana do KSeF w określonym formacie elektronicznym (XML), zgodnym ze wzorem logicznym (tzw. schemą) udostępnionym przez Ministerstwo.

Głównym celem wdrożenia KSeF jest dalsze uszczelnienie systemu VAT. System ma jednak również przynieść korzyści przedsiębiorcom, m.in. poprzez usprawnienie obiegu dokumentów.

Nowy harmonogram wdrożenia KSeF: Kiedy system stanie się obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów zdecydowało o stopniowym wprowadzaniu obowiązku korzystania z KSeF. Oznacza to, że różne grupy podatników zostaną objęte systemem w różnych terminach:

• Od 1 lutego 2026 r.: Obowiązek dotyczyć będzie dużych podatników. Zgodnie z definicją, są to podmioty, których wartość sprzedaży brutto (wraz z podatkiem) przekroczyła
  w 2024 roku kwotę 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców, czyli przede wszystkim sektor MŚP (małe i średnie przedsiębiorstwa), a także innych podatników, którzy nie zostali zakwalifikowani jako duzi podatnicy.
• Od 1 stycznia 2027 r.: Obowiązek zacznie obowiązywać najmniejszych podatników spełniających kryteria "wykluczenia cyfrowego". Dotyczy to podmiotów dokonujących transakcji o niskiej wartości (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do 10 tys. zł miesięcznie łącznej wartości sprzedaży) oraz napotykających obiektywne trudności w korzystaniu
  z systemu.

Dlaczego warto rozpocząć przygotowania do KSeF już teraz?

Okres poprzedzający wejście w życie obowiązkowego KSeF to czas kluczowy na odpowiednie przygotowanie się. Mimo przesunięcia terminu obowiązkowego wdrożenia, rekomendowane jest jak najszybsze rozpoczęcie prac przygotowawczych. Wdrożenie KSeF to proces wykraczający poza samą aktualizację oprogramowania i często wymaga:

• Analizy i dostosowania procesów biznesowych: Zmianie ulegnie sposób wystawiania faktur, a także odbierania i księgowania faktur zakupowych. Konieczne może być przeprojektowanie wewnętrznych procedur.
• Weryfikacji i dostosowania oprogramowania: Należy sprawdzić, czy używane systemy księgowe, sprzedażowe lub ERP będą kompatybilne z KSeF 2.0 i kiedy producent planuje udostępnienie odpowiedniej aktualizacji.
• Szkolenia pracowników: Osoby odpowiedzialne za fakturowanie, sprzedaż, księgowość
  i IT mogą wymagać przeszkolenia z obsługi nowych narzędzi i procesów.
• Testów i integracji: Przeprowadzenie kompleksowych testów działania systemu w środowisku produkcyjnym lub testowym pozwoli wykryć i usunąć ewentualne błędy przed dniem obowiązkowe go startu.
• Czekanie do ostatnich tygodni może prowadzić do pośpiechu, błędów i zakłóceń w działalności firmy. Skorzystanie z okresu przejściowego i możliwości testowania systemu od listopada 2025 r. pozwoli na spokojne i efektywne przejście na e-fakturowanie. Choć do końca 2026 r. zapowiedziano brak kar za błędy związane z KSeF, sprawne działanie systemu jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania transakcji i współpracy z kontrahentami.

Co więcej, Ministerstwo Finansów zapowiedziało konkretne działania, które mają wspierać podatników w tym procesie, dlatego już w czerwcu 2025 r. planowane jest udostępnienie przez Ministerstwo Finansów szczegółowych informacji technicznych dotyczących nowej wersji systemu – KSeF 2.0., a to m.in.:

• Struktura logiczna FA(3): to zaktualizowany wzór faktury ustrukturyzowanej, czyli tzw. schema. Stanowi niezbędną podstawę dla dostawców oprogramowania księgowego i systemów ERP do dostosowania swoich produktów.
• Dokumentacja interfejsu programistycznego (API): To specyfikacja techniczna umożliwiająca integrację systemów zewnętrznych (programów księgowych, sprzedażowych) z KSeF 2.0.
• Od listopada 2025 r.: Planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0., który umożliwi przedsiębiorcom zapoznanie się z działaniem systemu w praktyce, przetestowanie procesów wystawiania i odbierania e-faktur oraz weryfikację gotowości własnych systemów lub procedur.